Ansvar
Alle offentlige organer plikter å ha arkiv og arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid. Det er den øverste ledelsen i et organ som har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet.
Ved Nordlandssykehuset HF har administrerende direktør det overordnede ansvaret for arkivene. Ansvaret er delegert til senterleder ved senter for klinisk støtte og dokumentasjon. I det daglige blir det arkivfaglige ansvaret ivaretatt av avdelingsleder(arkivleder) for avdeling for post og dokumentasjon. Avdelingsleder skal påse at NLSH følger de lover og forskrifter som gjelder for dokumentbehandling og arkivering i offentlige arkiver. Avdelingsleder rapporterer til senterleder ved senter for klinisk støtte og dokumentasjon.
Ledere og saksbehandlere sitt ansvar for dokumentbehandling og arkivering er beskrevet i interne rutiner DS6726
Organisasjonskart for arkivansvar
Organisering
Arkivtjenesten er felles for hele helseforetaket, er organisert samlet som en avdeling.
Sakarkiv
Avdeling for post og dokumentasjon har systemansvaret for saksbehandler- og arkivsystemet Elements, avdelingen har også det daglige ansvaret for oppgaver knytet til daglig drift av systemet. Avdeling for post og dokumentasjon betjener NLSHs sentrale postmottak, skanner og registrerer dokumenter i Elemets, kvalitetssikrer registreringer, publiserer den offentlige journalen, mottar innsynsbegjæringer, yter support og bidrar til utvikling av nye rutiner. Avdelingen er organisatorisk plassert under senter for klinisk støtte og dokumentasjon.
Systemeier for Elements er Helse Nord RHF og Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift.
Pasientarkiv
Helse Nord IKT har drifts- og systemansvaret for hovedsystemet Dips (elektronisk pasientjournal). De daglige driftsoppgavene utføres av avdeling for post og dokumentasjon. De utfører skanning av oppholdsmapper og eldre pasientjournaler, sørger for utskrift og forsendelse av pasientdokumentasjon.
Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift.
Fagsystemer
De ulike fagsystemene daglige drift ivaretas av den enkelte klinikk/senter/avdeling. Se oversikt over fagsystemene under «Elektroniske fagsystemer».
Teknisk drift
Den tekniske driften for elektroniske systemer blir i utstrakt grad ivaretatt av Helse Nord IKT. Oversikt over hvilke system det gjelder, fremkommer i SLA-avtalene (Service Level Agreement).
Avdeling for kvalitet og e-helse ved NLSH HF har ansvar for IKT-avtaleforvaltning.
