Lokaler med arkivmateriale

For å sikre dokumentasjonskildene både på kort og lang sikt, skal arkivmaterialet oppbevares i lokaler som er egnet for å lagre materialet over tid.

Lokaler som inneholder arkivmateriale skal følge de generelle kravene til arkivlokaler som skal verne materialet mot vann og fuktighet, brann og skadelig varme, skadeligpåvirkning av klima og miljø, skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Detaljert informasjon om kravene finnes i veilederen for krav til arkivlokaler for offentlige organer.

• Lokalene skal kun inneholde arkivmateriale
• Tilgangen skal være begrenset til personell ved seksjon for post og dokumentasjon samt teknisk personell som av funksjon har behov for tilgang, arkivlederen skal godkjenne nytt materiale plassers i lokalet, flyttes eller kasseres.
• Arkiv som er avsluttet og som skal avleveres skal være ryddet, pakket i arkivbokser og listeført før det settes i arkivlokalet
• Arkiv som skal oppbevares midlertidig før det skal kassers skal være sortert og merket før det settes i arkivlokalet, kassasjon skal utføres av den ansvarlige avdelingen
• Arkivansvarlig har ansvar for å føre tilsyn med materialets sikkerhet og tilgjengelighet